O que é a gestão de documentos?

Um sistema de gestão de documentos é um conjunto de hardware, software e procedimentos que permite a aquisição, indexação, armazenamento e recuperação eficientes de documentos em muitos formatos físicos e digitais diferentes.

Mas recuemos alguns anos no tempo, até aos anos 80 e 90, para constatar que a consciência destes problemas já tinha levado os fabricantes de hardware e os criadores de software a encontrar soluções.



O barateamento dos dispositivos necessários (computador pessoal, scanner, dispositivos de armazenamento) e a proliferação de software de bases de dados e de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) abriram a possibilidade de criar soluções capazes de tratar a aquisição, a indexação, o armazenamento e a pesquisa de informações para ambientes empresariais. Naturalmente, apenas algumas empresas estavam, nessa altura, em condições de enfrentar projectos abrangentes de gestão de grandes volumes de informação.

As pequenas e médias empresas, por um lado, não dispunham do orçamento necessário e, por outro, não geriam um volume de documentos que justificasse tal investimento. Apopularização da Internet, os avanços em hardware e software e a transição para uma economia da informação criaram um cenário muito diferente nos primeiros anos do século, em que não só as pequenas e médias empresas passaram a ter a necessidade de gerir grandes volumes de informação, como o hardware e o software atingiram níveis de sofisticação e eficiência capazes de responder a essas necessidades de forma economicamente viável.



Com o passar do tempo, essas mesmas necessidades tornaram-se mais sofisticadas, tendo de incorporar aspectos mais avançados como o controlo de versões, a segurança, os fluxos de trabalho ou o trabalho colaborativo sobre os próprios documentos. Eventualmente, o desenvolvimento de sistemas baseados na nuvem na última década tornou praticamente obsoleta a necessidade de hardware especializado e a instalação, configuração, manutenção e atualização de software de gestão documental. Atualmente, a maioria das soluções de gestão de documentos oferece, pelo menos, uma versãode software como serviço (SaaS) que torna mais fácil e mais barata a digitalização das PME. Estas soluções também permitem que o arquivo de documentos da empresa esteja acessível 7×24, a partir de qualquer lugar e com qualquer dispositivo, e sempre de acordo com os requisitos legais e de segurança.