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CAIXAS DE ENTRADA

A partir desta secção, o utilizador terá a possibilidade de gerar e listar todas as caixas de entrada para a ingestão de documentos de que necessita, tanto para a transferência manual como para a transferência automática. Os utilizadores poderão ver numa tabela uma lista de todas as caixas de entrada definidas, de modo a que os documentos inseridos no sistema utilizem os valores configurados para cada uma das caixas de entrada. Nesta secção é possível registar novas caixas de entrada e as suas caraterísticas na aplicação com os dados necessários, pesquisar e/ou visualizar a lista de todas as caixas de entrada, filtradas por activadas ou desactivadas, as propriedades actuais, uma série de campos (propriedades), bem como opções de ordenação e acções a executar.

Com"Adicionar", a aplicação apresenta uma nova sub-janela para registar uma nova caixa de entrada, onde os campos mínimos obrigatórios devem ser preenchidos.

Na secção «Dados gerais», deve-se indicar «Nome», «Coleção», «Mapeamento», «Módulo», «Cor» e «Tipo de entrada». «Nome» permite o uso de texto livre para a denominação das bandejas de entrada. 

A caixa"Coleção" permite selecionar qualquer uma das colecções já registadas na aplicação, de modo a que os documentos que entram em cada uma das caixas de entrada sejam classificados na coleção indicada.

A caixa "OCR avançado" permitirá selecionar, através do menu suspenso, a tecnologia que será utilizada para processar por OCR os documentos que entrarem nessa bandeja.

A caixa "Mapeamento" permite a seleção, através do menu suspenso, de algum dos mapeamentos já registrados na aplicação, para que os documentos que entram em cada uma das bandejas de entrada tenham aplicadas as condições e propriedades do mapeamento associado a essa bandeja de entrada. As opções de mapeamento estarão ativas quando for selecionado um OCR com o qual realizar o mapeamento na bandeja.

Para além disso, a opção"Cor" permitirá personalizar cada caixa de entrada para uma melhor diferenciação da mesma no carregamento automático de documentos. Ao clicar na paleta de cores, aparece uma nova sub-janela ao estilo do Windows, onde se pode selecionar a cor pretendida, selecionando a tonalidade desejada com o rato, que também fornece os números RGB (para a paleta de cores)...

A caixa "Tipo de entrada" permitirá ao utilizador determinar que tipo de entrada de documentos será permitida na bandeja definida. São oferecidas as opções "Manual", "Importar", "Hotfolder", "MFP" e "API". É possível selecionar todas ou apenas aquelas que deseja habilitar,através do menu suspenso que se abre ao clicar na seta ou na própria caixa.

A guia"Configuração" permanece inativa e esmaecida nesta janela, pois até que a caixa de entrada seja guardada com os seus dados, ela não será exibida como ativada. Para configurá-la e preenchê-la, o utilizador deverá editá-la nacoluna de ações queserão executadas sobre a coleção dessa linha. Os dados preenchidos em «Configuração» podem variar dependendo do tipo de OCR selecionado em Dados gerais.

Com a opção direta de acesso rápido a "editar" (mostra a janela com os dados da caixa de entrada dessa linha e a sua configuração.), acede-se à janela que permite modificar os dados de configuração da caixa de entrada, que são basicamente os dados de ligação à rede e de armazenamento.

Depois de clicar em"Guardar", pode ver a lista de caixas de entrada gerada na tabela desse separador. Dependendo de o filtro"Ativado" (que aparece por defeito ao aceder à lista) ou"Desativado" estar marcado, serão apresentadas as caixas de entrada com esta propriedade. Neste caso, são mostrados os dados de"Nome","Módulo","Coleção","Mapeamento","Última modificação","Data de criação" e as possibilidades de acesso direto em"Acções". Todas as propriedades terão as possibilidades habituais de ordenação por colunas, que serão explicadas mais adiante, uma vez que são sempre comuns às janelas principais e às subjanelas. Para além disso, 

Em todas as janelas e subjanelas, após preencher os dados mínimos ou os correspondentes, clique em«Guardar» se desejar continuar com o registo de uma nova propriedade ou a sua configuração, ou em«Cancelar» se não desejar guardar.

A opção"Filtros" permite-lhe visualizar uma nova sub-janela onde poderá pesquisar as caixas de entrada criadas.

Na janela "Filtros", permite a conjugação de pesquisas por termos, juntamente com o estado das caixas de entrada,"Ativado" ou"Desativado", bem como os tipos de entrada possíveis, como"Manual,"Importar", HorFolder","MFP" ou"API".

Utilizando a opção"Procurar", podemos localizar e visualizar na tabela, as propriedades que contêm no"nome" essa sequência de caracteres.

Se for selecionado um item (utilizador) ou vários itens, a aplicação abre um submenu que oferece a opção"Apagar", que elimina a(s) caixa(s) de entrada selecionada(s).

Tal como acontece com as outras opções de ordenação da aplicação, ao apresentar uma tabela com a lista de propriedades da caixa de entrada, esta apresentará diferentes colunas, que serão apresentadas da mesma forma que nas outras opções de ordenação da aplicação.São apresentados o"Nome", o"Módulo", a"Coleção", o"Mapeamento",a "Última modificação",a "Data de criação" e as possibilidades de acesso direto em"Acções". Todas as propriedades terão as possibilidades habituais de ordenação por colunas que serão explicadas mais adiante, uma vez que são sempre comuns às janelas principais e às subjanelas. Para além disso, "Acções" que contém as opções diretas para os atalhos "editar" (apresenta a janela com os dados de propriedade dessa linha e as suas definições) e "apagar". .

Antes de efetuar qualquer operação de visualização, é necessário ter em conta a utilização dos filtros"Ativado" ou"Desativado", pois estes condicionam os resultados a obter.

A tabela com a lista de propriedades das caixas de entrada permitirá a visualização e ordenação das diferentes propriedades apresentadas e mencionadas anteriormente. É possível visualizar os resultadosde diferentes formas, utilizando asdiferentes opções de visualização em qualquer uma das propriedades.

Pode fixar as que precisar à direita ou à esquerda.

e ocultar ou gerirquais colunas serãoexibidas.

Essasconfigurações não ficam guardadas e só são aplicáveis enquanto o utilizador estiver na janela que mostra a lista de tarefas.

Com a opção direta de acesso rápido a "editar" (apresenta a janela com os dados de propriedade dessa linha e as suas definições), acede-se à janela que permite a modificação de todos os dados e parâmetros da coleção.

Acesso direto "apagar" elimina a propriedade da aplicação, apresentando uma mensagem para confirmação ou não antes de a ação ter lugar.

Na parte inferior direita da tabela, é apresentado o número total de resultados obtidos, quer sem aplicar qualquer tipo de pesquisa ou filtragem, quer aplicando qualquer uma das opções possíveis. O sistema apresenta, por defeito, 10 linhas por tabela e ecrã, podendo apresentar 15 linhas ou 20 linhas por tabela e ecrã. Permite ainda a navegação para a frente ou para trás nas listas apresentadas, consoante a paginação definida.